Changer de syndic de copropriété : étapes et procédure complète

Pourquoi changer de syndic de copropriété ?

Les missions du syndic de copropriété vis-à-vis de la copropriété sont diverses :

• Gestion administrative
• Gestion financière (collecte des charges et comptabilité)
• Soin et entretien de l’immeuble
• Représentation des copropriétaires dans les actions en justice

Cependant, il peut arriver que les copropriétaires expriment l’envie de changer de syndic en cours de mandat parce qu’ils ne sont pas pleinement satisfaits des prestations fournies :

• Mauvaise gestion des finances ou manque de transparence
• Délais de réponse trop longs et mauvaise réactivité
• Honoraires trop élevés pour les services rendus

Bon à savoir

La loi de 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis rend obligatoire le recours à un syndic de copropriété. Vous conservez cependant le choix de votre syndic : il peut être professionnel, bénévole ou coopératif.

Quand peut-on changer de syndic ?

En règle générale, le mandat d'un syndic de copropriété dure entre un et trois ans. L'AG doit se prononcer sur le renouvellement ou non du syndic lorsque son mandat arrive à échéance. C'est alors le bon moment pour changer de syndic de copropriété !

Est-il possible de changer de syndic en cours de mandat ?

C'est tout à fait possible. En effet, en cas de faute du syndic, la loi de 1965 prévoit une possibilité de révoquer le contrat du syndic pendant l'assemblée générale des copropriétaires.

La procédure pour changer de syndic de copropriété en 5 étapes

Étape 1 : Les critères pour choisir un nouveau syndic de copropriété

Pour choisir le bon syndic de copropriété, vous devez commencer par définir si vous souhaitez faire appel à un syndic professionnel ou non professionnel :

Le syndic professionnel est une profession réglementée qui offre des garanties financières. Il détient toutes les compétences et qualifications nécessaires à la gestion d’une copropriété, avec pour seul reproche des honoraires parfois prohibitifs.

Le syndic bénévole ou coopératif se contente généralement du remboursement de ses frais réels et justifiés, et de la prise en charge de la prime d’assurance responsabilité civile. Son coût est donc moindre, voire nul. À l’écoute des copropriétaires, un syndic non professionnel peut néanmoins montrer quelques lacunes comptables, juridiques ou financières.

Ensuite, un changement de syndic réussi nécessite que vous réfléchissiez à 3 critères :

Le type de copropriété : pour être efficace, il faut que le syndic choisi soit familier avec la nature des immeubles pris en charge et qu’il s’occupe de copropriétés similaires.

Le nombre d’immeubles : afin qu’il puisse vous consacrer suffisamment de temps, nous vous conseillons de changer pour un syndic qui ne s’occupe pas de plus de 25 immeubles (soit 1 000 lots). Si votre choix se porte vers un changement de syndic bénévole en copropriété, vous ne devriez pas rencontrer de problème.

La rotation du personnel : ce critère s’applique aux syndics professionnels, car une haute rotation des gestionnaires en poste reflète souvent une charge de travail trop élevée.

Étape 2 : La mise en concurrence du syndic de copropriété

Pour choisir un syndic de copropriété, vous devez commencer par établir une liste de candidats potentiels et étudier leurs propositions. La mise en concurrence d’un syndic permet de comparer chaque prestation fournie et les projets de contrats.

Cette étape de mise en concurrence doit être réalisée par le conseil syndical avant la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette démarche ne s’improvise donc pas, et doit être effectuée jusqu’à 1 an et demi avant le changement de syndic.

Il est néanmoins possible de sauter l'étape de mise en concurrence si la copropriété ne possède pas de conseil syndical ou que l’assemblée générale de l’année précédente vote à la majorité absolue de ne pas mettre en concurrence les propositions de syndic.

Bon à savoir

La loi Alur sur le changement de syndic a mis en place un contrat type comprenant les prestations de gestion courante incluses et les prestations particulières entraînant un coût supplémentaire. Pensez donc bien à vérifier que le contrat proposé est bien conforme et qu’il ne contient pas de “clauses nouvelles” !

Étape 3 : L’assemblée générale de copropriété

Pour vous assurer de la bonne réalisation du contrat de syndic de copropriété, vous devez placer le syndic à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception à votre syndic actuel stipulant:

·       Le projet de résolution « Désignation d’un syndic »

·       La liste des différents contrats de syndic retenus en annexe

·       Le projet de résolution « Révocation du syndic » avec le détail des fautes et erreurs entraînant la rupture du contrat de syndic

Convoquez ensuite tous les copropriétaires. Si possible, demandez une confirmation de réception par e-mail pour être certain que le changement de syndic de copropriété sera bien abordé lors de l’assemblée générale.

Étape 4 : Le vote pour changer de syndic

Afin de procéder au changement de syndic de copropriété en cours de mandat ou en fin de mandat, vous devez voter à la majorité des voix de tous les copropriétaires :

La majorité est atteinte : le syndic qui remporte la majorité des voix est élu.

La majorité n’est pas atteinte : si l’un des syndics a obtenu au moins un tiers des voix, un second vote a lieu. Il ne tient alors compte que des voix des copropriétaires présents ou représentés.

Étape 5 : La transition avec un nouveau syndic

La procédure de changement de syndic se conclut après le vote, et l’élection d’un nouveau contrat vaut révocation de l’ancien : le mandat de votre syndic actuel est terminé.

La transmission des documents après changement de syndic, ainsi que des fonds, doit s’effectuer dans le mois qui suit l’assemblée générale.

Ensuite, il faut généralement compter entre 1 et 2 mois pour que le nouveau syndic élu soit opérationnel à 100 %.

Y a-t-il des frais de changement de syndic ?

Non, la loi stipule bien que le syndic sortant n’est pas en droit de réclamer des honoraires supplémentaires afin de couvrir la transmission des documents et des archives. Ne vous laissez donc pas abuser par le syndic sortant si celui-ci vous réclame des frais !

Changer de syndic de copro : quel délai ?

Le syndic sortant doit fournir au nouveau syndic, dans un délai de 15 jours suivant la fin de ses fonctions :

• les informations sur sa situation financière,
• les détails des comptes bancaires,
• les coordonnées de la banque.

De plus, dans un délai d'un mois à compter de la même date, il doit également remettre tous les documents et archives du syndicat, y compris les documents numériques liés à la gestion de l'immeuble ou des lots gérés.

L'ancien gestionnaire aura en revanche deux semaines seulement pour remettre au nouveau syndic au format dématérialisé :

• les archives,
• la situation de trésorerie
• la totalité des fonds de la copropriété.

Comment changer de syndic de copropriété en cours de mandat ?

Cette révocation est légale et peut être effectuée par l'assemblée générale des copropriétaires, qui doit statuer à la majorité des voix de tous les copropriétaires. Cependant, la révocation doit être justifiée par un motif légitime. Il est donc nécessaire de fournir des preuves, telles que des courriers recommandés de rappel pour démontrer que le syndic n'a pas rempli ses obligations, par exemple en mettant la copropriété en difficulté. Dans ce cas, le syndic pourra être révoqué sans que les copropriétaires soient tenus de lui verser des dommages et intérêts.